Вторник, 23 июня 2020 15:56

Переход на электронные трудовые книжки: выбор за работниками

Прокуратура Гурьевского района разъясняет, что с 2020 года начинается поэтапный переход на электронные трудовые книжки.

Для этого были приняты соответствующие изменения в трудовое и пенсионное законодательство Федеральными законами от 16.12.2019 N 436-ФЗ и N 439-ФЗ.

Напомним, что начиная с 2020 года работодатели (страхователи) подают сведения о трудовой деятельности на каждое застрахованное лицо (работника) отдельно в Пенсионный фонд РФ в том случае, если в течение месяца:
- имели место кадровые мероприятия или их отмена;
- работники подали заявление о выборе бумажной (электронной) трудовой книжки или отозвали свое заявление.

На сквозном примере попробуем разобраться в тонкостях выбора работника и действиях работодателя.

Поэтапный переход на электронные трудовые книжки

В течение года будет происходить постепенный переход на электронные трудовые книжки. В 2020 году работодатель обязан:
1) вести трудовые книжки в бумажном и электронном виде;
2) ежемесячно сообщать обо всех изменениях в трудовой деятельности работника (кадровых мероприятиях) в ПФР (сведения СЗВ-ТД);
3) уведомить в письменном виде всех работников, с которыми заключен трудовой договор, об изменениях в трудовом законодательстве индивидуально до 1 июля 2020 года;
4) внести изменения в соответствующие локальные акты (например, коллективный договор, Правила внутреннего распорядка, положение об оплате труда и т.д.) в связи с переходом от бумажных трудовых книжек к сведениям о трудовой деятельности в электронном виде.

Необходимо принять новое Положение о переходе на представление сведений о трудовой деятельности, в котором прописать все этапы, сроки и нюансы.

Уведомление работников до 1 июля 2020 года

До 1 июля 2020 года работодатель должен уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве в связи с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде и предложить каждому из них сделать выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой.

Работники не обязаны переходить именно на электронные трудовые книжки: они вправе сообщить работодателю, что хотят, чтобы трудовая, как и прежде, велась на бумаге или не писать заявление вовсе. Правда, тут есть плюсы и минусы, о которых лучше работника проинформировать заранее.

Уведомление необходимо распечатать в двух экземплярах: один работодатель оставляет себе, а другой - передает (отправляет по почте) работнику. На экземпляре работодателя работник должен проставить дату получения уведомления и свою подпись.

Обратите внимание, в Законе N 439-ФЗ не указан способ вручения работнику такого уведомления, следовательно, возможен любой вариант, позволяющий подтвердить вручение: лично под подпись, заказным письмом, электронным сообщением с электронной подписью работодателя.

О продолжении ведения книжки в бумажном виде

Если работник представил заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки в соответствии со статьей 66 ТК РФ (то есть в бумажном виде), то в этом случае это право за ним сохраняется и при последующем трудоустройстве к другим работодателям. При этом работник может изменить выбор и подать другое заявление.

О ведении учета сведений в электронном виде

Если работник представил заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ и об отказе ведения бумажной трудовой книжки (то есть учет сведений о трудовой деятельности в электронном виде), то в этом случае работодатель должен выдать трудовую книжку на руки.

Обратите внимание! Если работник уже выбрал электронную трудовую книжку, передумать и вернуться на бумажный вариант он не сможет.

Работодатель должен выдать трудовую книжку на руки в день подачи заявления работником, о чем сделать соответствующую запись в трудовой книжке. С момента выдачи работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.

При выдаче трудовой книжки в нее нужно внести запись о подаче работником соответствующего заявления.

N п/п

Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица

Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении

Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения

Сведения о приеме, переводе, увольнении

Наименование

Основание

Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение

Код выполняемой функции (при наличии)

Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона

Наименование документа

Дата

Номер документа

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1

02.12.2019

ПРИЕМ

Водитель

   

Приказ

02.12.2019

78-к

 
                   
                   

Пример (продолжение). 16 марта 2020 года в отдел кадров поступило новое заявление - о предоставлении сведений о трудовой деятельности (о переходе на электронную книжку).

Других кадровых мероприятий в марте не было.

Так как отчет формируется уже не в первый раз, то в отчете указываются текущие изменения за месяц. В данном случае потребуется отмена данных ранее представленных сведений о подаче заявлений.

В отчете СЗВ-ТД за март в строке "Подано заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки" указывается ранее указанная дата "20.02.2020" и в поле "Признак отмены" проставляется знак "X".

Также нужно заполнить строку "Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности" и проставить дату "16.03.2020".

В таблице формы ничего заполнять не нужно, это было сделано в отчете за февраль.

Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки

 

20.02.2020

   
   

дата подачи

 

Признак отмены

Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности

 

16.03.2020

   
   

дата подачи

 

Признак отмены

Отчетный период:

 

03

 

месяц

 

2020

 

год

(01 - январь, 02 - февраль, 03 - март, 04 - апрель, 05 - май, 06 - июнь, 07 - июль, 08 - август, 09 - сентябрь, 10 - октябрь, 11 - ноябрь, 12 - декабрь)

Если в течение 2020 года у работника не будет ни одного кадрового мероприятия и он не подаст заявление о своем выборе формы трудовой книжки, то форму СЗВ-ТД надо будет сдать не позднее 15 февраля 2021 года. В ней отражается последняя запись из трудовой книжки по состоянию на 1 января 2020 года.

Есть и другие особенности составления формы СЗВ-ТД при различных кадровых мероприятиях. Так как отчетность новая и возникает много вопросов, лучше руководствоваться мнением, выраженным вашим территориальным отделением ПФР, но лучше такие запросы делать в письменном виде, с предоставлением письменного ответа ПФР.

К сведению. Утверждены формы сведений о трудовой деятельности, представляемые в ПФР

Если работник отказался от бумажной трудовой книжки, то сведения о трудовой деятельности (например, для расчета трудового стажа, а также иных целей в соответствии с законами и другими НПА) он может получить у своего работодателя не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления, по форме СТД-Р (утв. Приказом Минтруда России от 20.01.2020 N 23н). Приказ прошел регистрацию в Минюсте России 21 февраля 2020 года за N 57578.

Форма в обязательном порядке выдается при увольнении (в день прекращения договора). Именно этот бланк вместе с бумажной трудовой книжкой необходимо представить будущему работодателю при заключении трудового договора.